Privacy Statement.
MarketingFX automatiseert uw marketing en stelt u in staat contactmomenten te verzenden naar uw klanten. Met onze software oplossing kunt u uw respondenten vragen persoonlijke gegevens in te vullen via online formulieren. U dient zich hierbij te houden aan de Europese voorschriften voor bescherming van persoonsgegevens. Ook wij, als beheerder van de servers en de databases waarin de gegevens worden bewaard, zullen de privacy van uw respondenten respecteren. In dit privacy statement leest u hoe wij omgaan met zowel uw privacy als de privacy van uw respondenten. In de bewerkersovereenkomst wordt uw en onze positie vast gelegd in relatie tot de Europese General Data Protection Regulation (GDPR).
Bescherming van persoonsgegevens
Wij respecteren de privacy van alle gebruikers van De Contactmodule en hun klanten en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die ons wordt verschaft altijd vertrouwelijk wordt behandeld. Uw persoonlijke gegevens worden nimmer gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze ter beschikking zijn gesteld. Voor onze medewerkers geldt dat zij verplicht zijn tot geheimhouding van de informatie waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht.
Om welke informatie vragen wij
Voordat u met De Contactmodule kunt werken moet u zich registreren. De van u verlangde persoonlijke informatie is tot het minimum beperkt en noodzakelijk voor het onderhoud van uw account en de goede werking van MarketingFX. Indien u kiest voor één van onze abonnementen verlangen wij tevens informatie op basis waarvan wij u kunnen factureren.
Om welke informatie vraagt u
Welke informatie u gebruikt voor verzending van contactmomenten en verzamelt met behulp van de formulieren bepaalt u zelf. De inhoud van uw formulier valt dan ook onder uw verantwoording (zie de voorwaarden).
Wat doen wij met de verstrekte informatie
Uw informatie en de op uw formulieren ingevulde informatie wordt opgeslagen in een database op een van onze onze servers. Uw informatie wordt gebruikt voor de werking van De Contact Module, om u te factureren indien u een abonnement afsluit en om u op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen MarketingFX d.m.v. een e-mail nieuwsbrief.
Wij hebben geen bemoeienis met de informatie van uw respondenten anders dan u deze ter beschikking stellen middels de in De Contactmodule beschikbare functionaliteiten.
Andere informatie die wij over u verzamelen
Bepaalde gegevens houden wij automatisch bij op basis van uw gedrag op onze site. Wij gebruiken die gegevens voor intern onderzoek naar gedrag van onze gebruikers om ons inzicht te vergroten, onze dienstverlening aan u te verbeteren en eventuele problemen die zich voordoen te kunnen oplossen. Tot die gegevens behoren de pagina’s die u op MarketingFX bezoekt, de browser die u gebruikt, hoe u ons heeft gevonden en uw IP-adres.
Cookies
Een cookie is een klein bestandje dat door de browser op uw computer wordt geplaatst en waar een website informatie in bewaart. Volgens Europese wetgeving is voor bepaalde cookies toestemming vereist van de gebruiker. Het betreft cookies die bijvoorbeeld gebruikt worden voor het opstellen van bezoekersprofielen of het volgen van surf- en zoekgedrag. Hieronder vindt u een beschrijving waarvoor MarketingFX cookies gebruikt.
MarketingFX maakt gebruik van meerdere soorten cookies, te weten:
Tijdelijke cookies:
Tijdelijke cookies of sessie cookies zijn cookies die automatisch verwijderd worden zodra u uw browser sluit. Nadat u ingelogd bent (in uw MarketingFX account of in een formulier) identificeert MarketingFX uw sessie aan de hand van informatie uit een cookie. Voor een goede werking van MarketingFX is het van belang dat u deze cookies accepteert.
Permanente cookies:
MarketingFX maakt voor verschillende doeleinden gebruik van permanente cookies.
Voor een goede werking van De Contactmodule:
MarketingFX bewaart uw gebruikersnaam in een cookie zodat deze al is ingevuld als u MarketingFX de volgende keer bezoekt. MarketingFX bewaart een affiliate id, de referer (de pagina waar u vandaan komt) en de zoekterm in een cookie indien u ons via één van onze partners heeft gevonden.
Veiligheid
Wij doen het uiterste om uw gegevens en de gegevens die u via ons verzamelt veilig te stellen. Ten einde ongeautoriseerde toegang tot gegevens of bekendmaking van gegevens te voorkomen, de accuratesse van gegevens te behouden en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen, hebben wij fysieke, elektronische en beheerprocedures opgezet.
Service Level Statement.
MarketingFX automatiseert uw marketing en stelt u in staat contactmomenten te verzenden naar uw klanten. U wilt dat De Contactmodule en de gegevens niet verloren gaan. Het is voor u belangrijk dat u erop kunt vertrouwen dat wij er alles aan doen storingen te voorkomen en mocht er toch een storing optreden, deze zo snel mogelijk verhelpen. Daarnaast wilt u weten waar u terecht kunt als u problemen ondervindt of vragen heeft.
Hieronder leest u welke inspanning wij leveren om er voor te zorgen dat de beschikbaarheid van onze software zo hoog mogelijk is, hoe het verlies van gegevens wordt voorkomen, welke garantie wij geven en waar u terecht kunt voor ondersteuning.
Gebruiksondersteuning
Tijdens de kantoor openingstijden kan ondersteuning worden ingeroepen. Deze openingstijden zijn van 9:00 tot 17:00 uur, met uitzondering van zaterdagen, zondagen en algemeen erkende feestdagen.
Ondersteuning bestaat uit het telefonisch, per e-mail of per chat adviseren over het gebruik en het functioneren van De Contactmodule.
U kunt alleen ondersteuning inroepen als u gebruiker bent geregistreerd van De Contactmodule.
Gepland onderhoud
Gepland onderhoud waarbij wij een onderbreking in de beschikbaarheid van De Contactmodule langer dan 5 minuten verwachten, zal tenminste 3 werkdagen vooraf per email worden aangekondigd. Dit bericht bevat de volgende punten:
het aanvangstijdstip van het geplande onderhoud;
de te verwachten duur van de betreffende werkzaamheden, voor zover deze de werking van De Contactmodule volledig onderbreken; de aard van de te verwachten onderbreking van De Contactmodule.
Beschikbaarheid
Wij spannen ons in De Contactmodule met zo min mogelijk onderbreking beschikbaar te stellen.
Er is sprake van onderbreking van onze service als:
- er sprake is van een afwijking van de specificaties die het normale gebruik van De Contactmodule verhindert;
- een onderbreking optreedt langer dan 5 minuten;
- de onderbreking niet het gevolg is van gepland onderhoud.
Wij garanderen u een beschikbaarheidspercentage van De Contactmodule van 99,5%. Dit percentage wordt gemeten over een kalendermaand. Voor elke maand waarin wij als gevolg van een aan ons toe te rekenen omstandigheid niet in staat zijn aan deze garantie te voldoen, kunt u ons tot 2 weken na de betreffende maand verzoeken het abonnement te crediteren over die maand.
Storing preventie
De Contactmodule servers zijn onder gebracht in het datacenter, genoemd in de verwerkersovereenkomst. Dit datacenter is een van de meest geavanceerde datacenters op het gebied van beveiliging, klimaatcontrole en redundantie. Het datacenter is ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd.
Alle Contactmodule servers en netwerkapparatuur zijn van hoge kwaliteit en zijn redundant uitgevoerd. De servers zijn voorzien van redundante voedingen, harddisks en netwerkaansluitingen met als doel dat een server ook blijft functioneren als er een component uitvalt.
Voor iedere server staat een back-up-server standby. Ook deze servers zijn voorzien van de laatste versie van De Contactmodule en bevatten een ‘near realtime’ back-up van de gegevensdatabase (de back-up loopt enkele seconden achter). Naast de ‘near realtime’ back-up wordt dagelijks een volledige back-up gemaakt van de gegevensdatabase. Deze back-ups worden maximaal 1 maand bewaard.
Nieuwe versies van De Contactmodule worden zorgvuldig getest voordat ze in productie genomen worden. Geplande in-productienames vinden buiten de in Nederland gangbare kantooruren (09.00-17.00 uur) plaats. Er is een rollback procedure aanwezig waarmee de installatie ongedaan kan worden gemaakt en kan worden teruggekeerd naar de laatste stabiele versie van De Contactmodule.
Storing detectie
Ernstige storingen (met prioriteitsklasse I en II) worden automatisch gedetecteerd waarna automatisch getracht wordt de storing op te lossen. Indien dit faalt wordt een aantal technici van De Contactmodule per telefoon genotificeerd uiterlijk 5 minuten nadat de storing optreedt en wordt een storingsrapport gemaild en per sms verzonden naar deze personen. Detectie en notificatie zijn redundant uitgevoerd vanaf verschillende locaties.
Indien u zelf een storing ervaart, kunt u een noodoproep doen via ons contactformulier waarna onze dienstdoende technici automatisch wordt genotificeerd. Tijdens openingstijden kunt u ons ook telefonisch bereiken.
Storing herstel
Bij storingen in het gebruik van De Contactmodule zullen wij de storing naar ernst van de veroorzaakte hinder in een prioriteitsklasse indelen en de daarbij behorende activiteiten uitvoeren conform onderstaande tabel.
Prioriteitsklasse Situatie Actie
I De Contactmodule is niet te gebruiken.
Dit heeft een kritische impact op de productieomgeving waarbij een onmiddellijk herstel vereist is. Onmiddellijk na melding worden alle activiteiten ondernomen die moeten leiden tot een oplossing en hiermee wordt permanent door gegaan totdat een aanvaardbare oplossing voorhanden is, dan wel tot blijkt dat nader onderzoek, eventueel met derden, noodzakelijk is.
II De Contactmodule is operationeel maar onder ernstige beperkingen.
De situatie vereist spoedig herstel. Zo spoedig mogelijk doch binnen 8 werkuren worden die activiteiten ondernomen die moeten leiden tot een oplossing.
III De Contactmodule is beperkt operationeel.
Binnen 3 werkdagen na melding worden die activiteiten ondernomen die moeten leiden tot een oplossing.
IV Er zijn wensen t.a.v. verbeteringen in De Contactmodule n.a.v. afwijkingen op de specificaties.
Wij beoordelen de wens tot verbetering van De Contactmodule en zullen, als de wens wordt gehonoreerd, een planning opstellen om het onderhoud uit te voeren.
Storingsprocedure
Om een storing zo snel mogelijk te kunnen verhelpen zijn een aantal situaties onderkend waarvoor herstelprocedures zijn opgesteld. Het betreft overwegend procedures voor storingen met prioriteitsklasse I en II.
Voor alle storingen geldt dat als een storing (naar verwachting) niet binnen een uur verholpen is en de emailfaciliteit zelf niet getroffen is door de storing, de contactpersonen van de getroffen accounts per email op de hoogte worden gesteld.
Storing bij het datacenter:
We hebben zorgvuldig het datacenter gekozen waar wij onze service hebben ondergebracht en de carrier die daar de internetverbinding verzorgt. Hoewel we geen storing kunnen oplossen die buiten onze eigen infrastructuur optreedt, houden we onszelf wel op de hoogte van de voortgang van het herstel door het datacenter of de carrier.
Storing bij een van onze partners:
Voor een aantal mogelijkheden maken wij gebruik van online diensten van derden. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan online betalen en SMS-mogelijkheden. Als bij een van onze partners een storing optreedt houden we onszelf op de hoogte van de voortgang van het herstel door de partner.
Firewall storing:
Als één van onze firewalls uitvalt wordt automatisch omgeschakeld naar een redundante firewall.
Hardware storing:
Als één van onze servers uitvalt zijn we in staat ‘op afstand’ een back-up server in te schakelen. Als we besluiten dat er geen andere, snellere manier is om de storing te herstellen zullen wij dit doen uiterlijk 1 uur na het constateren van de storing. Het verlies aan gegevens is tot een minimum beperkt omdat de back-up slechts enkele seconden achter loopt.
Software storing:
Als het operating system of enig andere kritische software op één van onze servers uitvalt zijn we in staat ‘op afstand’ een back-up server in te schakelen. Als we besluiten dat er geen andere, snellere manier is om de storing te herstellen zullen wij dit doen uiterlijk 1 uur na het constateren van de storing. Het verlies aan gegevens is tot een minimum beperkt omdat de back-up slechts enkele seconden achter loopt.
Dataverlies of -corruptie als gevolg van een hardware storing:
Als De Contactmodule gegevensdatabase corrupt raakt als gevolg van bijvoorbeeld een hardware storing zoals een harddisk crash zijn we in staat ‘op afstand’ een back-up server in te schakelen. Als we besluiten dat er geen andere, snellere manier is om de gegevens te herstellen zullen wij dit doen uiterlijk 1 uur na het constateren van de storing.
Dataverlies of –corruptie als gevolg van een software bug of handmatige actie:
Als gegevens verloren gaan of corrupt raken als gevolg van een bug in de software of een handmatige actie van één van onze technici en deze fatale instructie ook al is uitgevoerd op de backup gegevens database, zullen wij alles doen om de data te herstellen door gebruik te maken van de laatste volledige back-up in plaats van met deze volledige back-up de volledige database te vervangen.